7 dicas para seguir um cronograma

Você é uma daquelas pessoas que acha extremamente difícil, ou mesmo impossível fique na programação ? Parece que não importa o quanto você tente e não importa quantos planejadores bonitos você compre e faça listas detalhadas, você sempre acaba ficando para trás no final do dia. É um problema impossível, porque parece que você está simplesmente perdendo um gene de pontualidade que todo mundo tem. Por que você não pode simplesmente terminar na hora certa?

Bem, o problema pode não ser a sua composição de DNA ou sua personalidade ('Eu simplesmente não sou uma pessoa produtiva'), mas pode ser a maneira como vocêconstruçãoseus horários. Você está adicionando tempos de buffer entre cada tarefa no caso de um projeto transbordar ou está tentando espremer tarefas maiores em slots menores? Você está desenhando no seu tempo de jogo com a mesma frequência que no seu tempo de trabalho para manter tudo equilibrado? Ou talvez você simplesmente não esteja ciente o suficiente das listas que criou. Você está acompanhando o que ainda precisa fazer ou apenas usa sua programação como uma lista numerada que segue cegamente, sem olhar para os prazos? Veja - tantos fatores! Mas não se preocupe, podemos decifrar esse código juntos. Aqui estão sete dicas sobre como cumprir o cronograma, de uma vez por todas.

1. Dê toda a sua atenção ao que você está fazendo

Você entra sorrateiramente no Facebook enquanto está no meio de um projeto? Ou você dá a si mesmo uma pequena pausa no Pinterest durante um dia agitado para 'dar um descanso ao seu cérebro'. Nah, garota, nada disso. Uma maneira infalível de se manter dentro do cronograma é dar atenção total a cada uma das tarefas programadas. Craig Jarrow, autor deNinja de gerenciamento de tempo, explicou: 'Uma das chaves para mantendo uma programação equilibrada é se concentrar ativamente no que você está fazendo em um determinado momento. Lembre-se, você programou itens em sua agenda para que tudo não acontecesse ao mesmo tempo! '

Isso soa um pouco rígido para você? Bem, não tem que ser. Você sabe melhor como se manter produtivo, então, se precisar de uma pausa para o café, uma pausa no Instagram ou até mesmo uma hora de folga com a Netflix, inclua isso na programação. Dessa forma, tudo continua fluindo.

2. Crie prazos realistas

Em vez de pegar um punhado de tarefas e colocá-las todas em um dia de trabalho de oito horas, estabeleça prazos realistas. Se responder e-mails demorar mais de uma hora, permita-se agendar um intervalo de tempo maior para garantir que você se mantenha atualizado. Mesmo que algo demore mais do que você acha que deveria, isso não significa que seja uma perda de tempo - é apenas você sendo honesto sobre como trabalha.

De acordo com o escritor de estilo de vida Scott Young, do site de autodesenvolvimento Pick the Brain, 'Se você precisa estabelecer uma nova rotina de trabalho, eu prefiro o abordagem de cima para baixo . A abordagem de cima para baixo concentra você em decidir que trabalho precisa ser feito e em quais prazos. Depois de saber o limite de tempo para o trabalho que você precisa fazer, isso cria automaticamente a pressão para chegar a um cronograma produtivo. ' Empilhe tarefas em sua programação de acordo com seus prazos realistas, em vez de dividir as coisas em intervalos de tempo uniformes.

3. Treine-se para evitar distrações

Deixar sua mente vagar é um hábito e, com qualquer coisa com que você seja disciplinado, você pode se forçar a quebrar o hábito com algum treinamento.

A escritora de estilo de vida Nadia Goodman emEmpreendedorexplicou, 'Pratique a concentração desligando todas as distrações e comprometendo sua atenção para uma única tarefa. Comece devagar, talvez cinco minutos por dia, e vá aumentando o tempo. Se você perceber que está divagando, basta voltar à tarefa em questão. ' Se você estiver ansioso para verificar o Instagram ou fazer uma pausa rápida para um chocolate, diga não a si mesmo e continue trabalhando. Exercite esse músculo de produtividade!

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4. Dê uma olhada regular na sua programação

Uma ótima maneira de se manter focado no que ainda precisa ser feito é fazer um check-in constante em sua programação. Dessa forma, você não será prejudicado por um período de tempo que exija profunda concentração e energia, e será capaz de racionar sua concentração corretamente ao longo do dia.

Jarrow aconselhou: 'Adquira o hábito de checando sua programação não apenas pelo que acontecerá na próxima hora, mas também pelo que acontecerá nas próximas horas. ' Normalmente começamos a procrastinar ou nos envolver com distrações quando começamos a nos sentir exaustos, mas quando você sabe como o dia inteiro deve ser, você pode se preparar psicologicamente para se manter correndo.

5. Sempre adicione tempo de amortecimento entre cada tarefa

Às vezes, as coisas demoram mais para terminar do que o esperado - seja porque uma tarefa ficou particularmente complicada, você caiu em uma depressão ou saiu para uma pausa rápida para o café. Para garantir que esses momentos imprevistos não prejudiquem o seu fluxo de trabalho, sempre acrescente um intervalo de tempo de 10 a 15 minutos entre cada tarefa para que você tenha algum espaço de manobra.

Como Rebekah Epstein, publicitária e contribuidora deEmpreendedoradmitiu: 'Eu fico ansioso quando reuniões atrasam , as teleconferências ultrapassam o tempo orçado ou os projetos demoram mais do que o previsto. A realidade é que esse tipo de coisa acontece diariamente, e você não pode ficar muito estressado com isso. ' Com essas almofadas no meio, você nunca terá que se estressar com isso.

6. Para as tarefas difíceis, programe-as fora do horário

Quando você realmente precisar se trancar e se concentrar, tente agendar essas tarefas fora do horário comercial, onde você não terá muitas distrações.

Epstein escreveu: 'Escolha um desses momentos, quando outras pessoas não estão trabalhando, para se concentrar em projetos que exigem muita concentração . Todas as manhãs, das 5h às 9h, é meu tempo ininterrupto para escrever artigos, responder e-mails e trabalhar em projetos de pesquisa. ' Se você sabe que terá uma tarefa complicada chegando no dia seguinte, que exigirá toda a sua atenção, tente escrevê-la fora do horário em que se sentirá mais produtivo. Embora não seja típico, você fará mais dessa forma.

7. Programe o trabalho e a diversão no mesmo lugar para se manter equilibrado

Você já se sentiu como se estivesse girando? Você pode ter todo o seu trabalho planejado e agendado para um tee, mas quando um amigo vem telefonar para pegar uma xícara de café ou um hambúrguer depois do trabalho, sua bela agenda pode sofrer um abalo. Como você evita essa derrapagem? Simples: programe o trabalho e a diversão em um só lugar, para que você possa ver quanto tempo e espaço você tem para cada um.

Epstein explicou: 'Quando comecei meu trabalho de relações públicas, muitas vezes cancelei planos com amigos porque os projetos demoravam mais do que eu esperava. Eu não sentia que estava fazendo nada. Então comecei a agendar meus compromissos profissionais e pessoais em um lugar e atribuindo igual importância a ambos. Assim posso realmente ver quanto tempo tenho para cada um. '

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Se você mantiver todas as suas tarefas (trabalho e lazer) em um só lugar, ficar de olho nos prazos e projetos várias vezes ao dia e se permitir algum tempo de reserva para relaxar e relaxar, você verá uma diferença completa em como se manter no caminho !

Imagens: @abeautifulmess / Instagram